Fotopolitik for Københavns Kommune
Generelle forholdsregler
Overordnet skal man vurdere, hvilket slags foto, det er, man har i sinde at bruge. Her er det væsentligt at kunne skelne mellem situationsfotoet og portrætfotoet. Portrætfotoet kræver altid samtykke fra alle involverede. Har du i stedet med et situationsfoto at gøre, skal du sikre dig, at der ikke er fokuseret eller zoomet på bestemte i fotoet. Således vil det i højere grad blive anset som et portrætfoto.
Forskellen og yderligere, hvordan man indhenter samtykke, kan du læse mere om herunder.
Retningslinjer for brug af billeder i Københavns Kommune
Her har du helt korte retningslinjer for, hvad du skal tage stilling til, når du bruger fotos og video i forbindelse med kommunikationsopgaver. Brug af billeder i forbindelse med sagsbehandling, pædagogiske eller andre forvaltningsspecifikke opgaver er ikke omfattet af denne retningslinje.
Ansvar
Databeskyttelsesforordningen, straffeloven og ophavsretsloven sætter rammerne for, hvordan du må bruge fotos og video – og det kan koste kommunen dyrt at træde ved siden af. Du har ansvaret for at overholde reglerne, hvis du offentliggør foto eller video.
Huskelisten
Hver gang du bruger eller giver tilladelse til at bruge fotos og video (herefter: billeder), skal du tage stilling til:
• Hvilke risici kan der være ved at bruge netop dette billede? Både for kommunen og for den på billedet.
• Hvem har rettighederne til billedet?
• Hvilken kontekst kan billedet komme til at indgå i?
• Forstår den, der er på billedet, konsekvenserne af, at billedet bruges?
• Kræver billedet samtykke eller anden form for aftale?
• Lever billedet op til kravet om, at der ikke er brugt forskønnende retouchering?
Rettigheder og kreditering
Generelt gælder, at det er fotografen, som har ophavsretten til et billede og derfor kan fastsætte betingelser for brugen af det. Brugsretten kan dog være overdraget til fx fotografens arbejdsgiver eller et billedbureau. Det er meget vigtigt, at du ikke bare bruger et billede, fx fra internettet, uden at undersøge, om du har lov til at bruge det og hvilke betingelser, der er knyttet til brugen.
Viser billedet et kunstværk, har kunstneren rettigheder til værket, og dermed også til brug af billeder af værket.
Du skal indhente tilladelse til brug af billedemateriale, før du kan anvende det. Generelt skal du kreditere den, der har rettighederne, i tæt forbindelse med det offentliggjorte billede.
Billeder kan være følsomme eller fortrolige persondata
Billeder af genkendelige personer er persondata og kan afhængigt af indhold, kontekst, zoom og/eller beskæring også være følsomme eller fortrolige persondata. Før du bruger et billede, skal du altid vurdere om det kræver samtykke eller anden form for aftale.
Få samtykke eller kontrakt inden du offentliggør billedet
Offentliggørelse af nogle billeder kræver en klar aftale i form af samtykke eller kontrakt.
Overvej altid, hvilke eventuelle indvirkninger eller konsekvenser en offentliggørelse af billedet kan have for de personer, der er på billedet og tjek regler og retningslinjer for billeder af særlige persongrupper i din forvaltning.
Datatilsynet understreger, at man normalt ikke må offentliggøre billeder uden samtykke af
• syge, handicappede og andre personer, som har krav på særlig beskyttelse
• besøgende hos lægen, kunder i banken og i fitnesscentret eller lignende
• besøgende på en bar, natklub, diskotek eller lignende
• ansatte på arbejde i en privat virksomhed eller en offentlig myndighed.
Et samtykke kan altid trækkes tilbage. Hvis du bruger et billede i fx en kampagne, kan det være meget uheldigt, hvis et samtykke bliver trukket tilbage. I sådanne tilfælde vil det være bedre at udarbejde en kontrakt som grundlag for brug af billedet.
Bemærk
Et samtykke indeholder følsomme persondata, og du skal altid håndtere det efter de gældende regler og retningslinjer. På intranettet kan du finde de generelle GDPR-regler og retningslinjer for indhentning, opbevaring, sletning mv. af persondata.
Offentliggørelse uden samtykke
Harmløse billeder kan som udgangspunkt offentliggøres uden samtykke, men det er afgørende at personer på billedet ikke med rimelighed kan føle sig udstillet, udnyttet eller krænket. I den forbindelse skal du overveje, hvad du skal bruge billedet til. Er der tale om en bydækkende kampagne, hvor pågældende optræder mere synligt – vil det kræve samtykke eller kontrakt, selvom billedet er harmløst.
Et billede kan være krænkende for personer på billedet, som bliver vist i en bestemt situation, fx tæt på andre, hvor relationen kan fortolkes krænkende eller fx involverer en ulovlig handling.
Billeder af fx en større gruppe mennesker til en koncert eller en flok cyklister i trafikken, hvor enkeltpersoner ikke er i fokus i billedet, kan være almindelige persondata, som du normalt godt kan bruge uden samtykke.
Datatilsynet har følgende eksempler på billeder, der som udgangspunkt kan offentliggøres uden samtykke:
• Billeder af publikum til en koncert
• Billeder af besøgende i en zoologisk have eller lignende
• Billeder taget under en fritidsklub eller forenings udfoldelse af aktiviteter
Børn, unge og fx borgere med psykisk handicap er ofte mindre bevidste om de konsekvenser, der er forbundet med offentliggørelse af et billede. Du skal derfor nøje overveje om brug af et billede kan have nogen konsekvenser for de afbildede. Forhold som alder, modenhed mm kan betyde, at brug af billede kræver samtykke fra forældre eller værge.
Forhold som fx det medie, billedet vil blive vist i, og andet indhold, billedet bliver vist sammen med, kan påvirke, hvordan du kan bruge et billede.
Forskønnende retouchering
Borgerrepræsentationen har besluttet, at Københavns Kommune ikke bruger eller køber foto, hvor der er anvendt forskønnende retouchering af menneskekroppe og -ansigter.
Brug derfor aldrig forskønnede fotos, dvs. der er brugt billedbehandling, der ændrer ved krop eller ansigt og forandrer blivende karakteristika.
Det er ikke forskønnende retouchering, når der fjernes en bums, en rift, korrigeres for røde øjne, genskin eller skygger på huden og lignende.
Retningslinjerne er forankret i Kommunikationschefkredsen - version september 2020