Ferie for medarbejdere i Københavns Kommune

Du skal aftale ferie med din leder. Du skal som udgangspunkt holde 5 ugers ferie om året. Ferie holdes med få undtagelser i hele dage.

Du optjener ferie løbende måned for måned. Du kan holde din ferie i samme ferieår, som du optjener den.

Ferieåret

• Ferieåret går fra den 1. september til den 31. august, og du optjener ferie løbende.
• Du optjener 2,08 gennemsnitsdages ferie hver måned (svarer til 5 uger på et år).
• Den ferie, du optjener i løbet af ferieåret, kan du holde fra den 1. september frem til den 31. december året efter. 
• Fra den 1. september til den 31. december kan du både bruge ferie, du har optjent i det afsluttede ferieår og den ferie, du optjener i det nye. 
• Hvis du ikke bruger din ferie fra sidste ferieår senest den 31. december, går ferien tabt. Du kan læse om dine muligheder under Overførsel og udbetaling af 1.-4. ferieuge og Overførsel og udbetaling af 5. ferieuge.

Du kan holde ferie på forskud. Det betyder, at du kan holde ferie med løn, før du har optjent ferien. 

Betingelser

• Du skal kunne nå at optjene ferien, inden ferieåret udløber den 31. august.
• Du skal aftale ferien med din leder.

Når du holder ferie på forskud, vil den blive trukket fra den ferie, du optjener senere. 

Du skal være særligt opmærksom på, at når du holder sommerferie, kan du ikke ”låne” fra den ferie, du optjener fra den 1. september.

Hvis du fratræder

Hvis du fratræder, før du har optjent al den ferie, du har holdt på forskud, vil resten blive modregnet i en samlet opgørelse af dit fravær og din sidste lønudbetaling.

Din feriesaldo fremgår nederst på din lønseddel.

Hvis du har adgang til Intra, kan du se din feriesaldo og overblik over afholdt og planlagt ferie på Mine Oplysninger (gå til afsnittet Ferie og klik ”Se detaljer”).

Hvis du selv indmelder din ferie i Serviceportalen, fremgår din feriesaldo også i selvbetjeningsløsningen Ferie.

Chatbotten på Intra, Serviceportalen og i Teams kan hjælpe dig med, hvor meget ferie du har optjent til og med indeværende måned, fratrukket afholdt og planlagt ferie.

Hvis din ferie registreres i Subit eller KAS, vil din feriesaldo også fremgå her. Tal med din leder, hvis du er i tvivl om, hvordan din feriesaldo vises.

Din ferie skal registreres senest i forbindelse med afholdelsen. 

Det afhænger af, hvordan i Københavns Kommune, du er ansat, hvor registreringen sker og om det er dig selv eller din leder, der skal registrere ferien. Spørg din leder, hvis du er i tvivl.

Ferie for medarbejdere i Københavns Kommune skal indmeldes i et af følgende systemer:

• KAS (vagtplansystem)
• Subit (vagtplansystem for pædagogisk personale i BUF)
• Serviceportalen (hvis din enhed ikke bruger KAS eller Subit).

Du finder selvbetjeningsløsningerne for Ferie og fravær i Serviceportalen.

Du optjener 6. ferieuge fra den 1. januar til den 31. december. Du kan holde den optjente ferie fra den 1. maj det efterfølgende år til den 30. april året efter.

Du har ret til at holde 6. ferieuge uden løn, hvis du ikke har optjent den med løn i Københavns Kommune.

Overførsel af 6. ferieuge 

Hvis du ikke bruger hele din 6. ferieuge senest 30. april, bliver de resterende timer automatisk overført til den næste år.

Har du overførte timer fra tidligere år, bliver de udbetalt med lønnen i slutningen af maj. Du kan anmode om at få timerne overført igen. Anmodningen skal indmeldes senest den 15. april. 

Udbetaling af 6. ferieuge

Du kan vælge at få hele eller dele af din 6. ferieuge udbetalt.

Du kan selv indmelde anmodning om udbetaling i selvbetjeningsløsningen Udbetaling af Ferie på Serviceportalen. Hvis du ikke har adgang til Intra, kan din leder gøre det for dig. 

Anmodningen skal indmeldes senest 15. april. Værdien af din 6. ferieuge bliver udbetalt med lønnen i slutningen af maj.

Særlig for Børne- og Ungdomsforvaltningen: Lærere og børnehaveklasseledere skal give besked om udbetaling senest den 1. april året før. Dette er af hensyn til skoleårets planlægning. 

6. ferieuge bliveren del af din Fritvalgskonto.

Den 6. ferieuge følger af din overenskomst og ikke af Ferieloven. 6. ferieuge bliver fra 1. januar 2028 erstattet af Frivalgskonto som vedtaget i OK26.

Du kan kun holde ferie uden løn, hvis du ikke har været ansat hele ferieåret hos Københavns Kommune, og derfor ikke har nået at optjene ret til 5 ugers ferie med løn i løbet af ferieåret eller, hvis du ikke når at optjene ret til 6. ferieuge med løn.

Du skal holde ferie uden løn, når du har ferie til gode fra tidligere arbejdsgiver, a-kasse eller lignende, som du ønsker at holde før den ferie, du optjener hos Københavns Kommune. 

Overførsel af 5. ferieuge

Du kan overføre din 5. ferieuge til næste ferieår, ved at indgå en skriftlig aftale med din leder og indmelde den senest den 31. januar efter ferieårets udløb. Aftalen skal indmeldes i selvbetjeningsløsningen Overførsel af ferie på Serviceportalen.

Udbetaling af 5. ferieuge

Hvis du ønsker at få din 5. ferieugeudbetalt efter ferieårets udløb, gælder der forskellige regler afhængig af, om du er blevet ansat i løbet af ferieåret og om du har været på deltid:

• Udbetaling af 5. ferieuge for dig, der har været fuldtidsansat i Københavns Kommune i hele ferieåret (fra 1. september året år)

  Din ikke-afholdt 5. ferieuge bliver automatisk udbetalt senest den 31. marts året efter ferieårets udløb.

• For dig, der har været deltidsansat eller er blevet ansat i løbet af ferieåret
  
  Hvis du ønsker at få ikke-afholdt ferie fra din 5. ferieuge udbetalt, skal du skriftligt bekræfte, at ferien ud over 4 uger er optjent, og at du ikke har modtaget offentlige ydelser i løbet af ferieåret og indmelde anmodning om udbetaling senest den 31. december efter ferieårets udløb. Du finder blanketten og indmelder anmodning om at få udbetalt 5. ferieuge i selvbetjeningsløsningen Udbetaling af Ferie på Serviceportalen.

Hvis du ønsker at få din 5. ferieugeudbetalt før ferieårets udløb den 31. august, skal du aftale det skriftligt med din leder.

Overførsel af 1.-4. ferieuge

Det er kun muligt at få overført 1.-4. ferieuge, hvis du af særlige årsager er forhindret i at holde din ferie i ferieafholdelsesperioden (den 1. september til den 31. december). Det kaldes, at du er feriehindret. Du skal være feriehindret op til den 31. december og du kan kun få overført den del af ferie, hvor du er feriehindret og højst 4 uger.

Følgende gælder som lovlig feriehindring:

• Egen sygdom
• Barsel eller adoption
• Pasningsorlov
• Tjeneste i Forsvaret
• Overgang til selvstændigt erhverv eller arbejde i hjemmet
• Ophold i udlandet
• Tvist om feriepenge
• Lovligt varslede og afsluttede konflikter
• Valgt som borgmester, minister mv.
• Fængsel eller tvangsanbringelse

Vær opmærksom på, at travlhed og stort arbejdspres ikke tæller som en lovlig feriehindring.

Du skal indmelde anmodning om overførsel af 1.-4. ferieuge i selvbetjeningsløsningen Overførsel af ferie på Serviceportalen senest den 31. januar efter ferieårets udløb

Udbetaling af 1.-4. ferieuge

Du kan kun få udbetalt 1.-4. ferieuge på grund af feriehindring, hvis du har været feriehindret (se afsnit om overførsel af 1.-4. ferieuge), i to hele ferieafholdelsesperioder uden afbrud. For at få 1.-4. ferieuge udbetalt, skal du:

• have fået overført ferie grundet enten sygdom eller barsel i to ferieafholdelsesperioder i træk
• have været feriehindret med samme årsag frem til den 31. december

Udbetalingen gælder alene for de ferietimer, hvor du har været fraværende i to hele ferieperioder uden afbrud.

Du skal indmelde anmodning udbetaling af 1.-4. ferieuge i selvbetjeningsløsningen Udbetaling af Ferie på Serviceportalen senest den 31. januar efter ferieårets udløb. 

Syg før din ferie 

Hvis du har meldt dig syg til din leder før den første arbejdsdag i din ferieperiode, har du ret til at udskyde din ferie. Din leder skal slette de feriedage, du ønsker at udskyde, i selvbetjeningsløsningen Ændring og sletning af ferie eller fravær på Serviceportalen.

Syg under din ferie

Hvis du bliver syg under din ferie, har du ret til erstatningsferie efter en karensperiode (se herunder). Du skal dokumentere din sygdom med en lægeerklæring, som du selv betaler for. 

Retten til erstatningsferie gælder ikke andre typer fravær som 6. ferieuge, seniordage eller omsorgsdage.

Indmelding

Din leder skal indmelde sygdom under ferie i selvbetjeningsløsningen Sygdom på Serviceportalen.  

Karensperiode  

I karensperioden bruger du din ferie. Du har ret til erstatningsfri efter din karensperiode. 

Din karensperiode starter den dato, du giver besked om sygdommen til din leder og som fremgår af din lægeerklæring.

Karensperioden svar til dine faste ugentlige arbejdsdage. Hvis du fx har 5 faste arbejdsdage, er din karensperiode på 5 dage, og hvis du har 4 faste arbejdsdage, er din karensperiode på 4 dage. 

Din karensperiode gælder for afholdelse af ferie optjent i samme ferieår (den 1. september til den 31. august). Karensperioden kan brydes op i flere perioder, hvis du bliver syg under ferie flere gange samme år. Der er forlænget afholdelsesperiode for ferie, så ferie optjent fra den 1. september det ene år kan afholdes til og med den 31. december året efter. Derfor vil det afhænge af, hvornår ferien er optjent, om ferie afholdt mellem den 1. september og den 31. december falder under karensperioden for det afsluttede eller indeværende ferieår.

Eksempel: Du har 5 ugentlige arbejdsdage og derfor en karensperiode på 5 dage. Du holder en uges efterårsferie og er syg de sidste 2, som tæller som de første 2 dage af din karensperiode. Du bliver syg igen i løbet af din sommerferie i juli i samme ferieår, og kan få erstatningsfri efter 3 sygedage. 

Er du ansat eller fratrådt i løbet af ferieåret?  

Hvis du ikke har været ansat hele ferieåret (den 1. september til den 31. august), er din karensperiode tilsvarende kortere. Din karensperiode er en femtedel af de feriedage, du kan optjene i det indeværende ferieår. Tallet rundes ned til nærmeste hele antal dage.  

Eksempel: Du blev ansat den 1. januar og optjener ferie i 8 måneder i det indeværende ferieår. Du arbejder 5 dage om ugen og optjener derfor 2,08 feriedag om måneden. Derfor optjener du 16,64 feriedage i det indeværende ferieår. Din karensperiode er altså på 3 dage (en femtedel af 16,64 er 3,33). 

På samme måde bliver din karensperiode kortere, hvis du fratræder midt i et ferieår. Hvis du får ret til erstatningsfri på bagkant, fordi du fratræder og har været syg under ferie udover din karensperiode, vil din erstatningsferie komme med på dit feriekort.  

Hvis du under en sygemelding ønsker at holde ferie, skal du have din ferie godkendt af din bopælskommune inden feriens start. Din sygemelding fortsætter efter din ferie. Du kan bruge 1.-5. ferieuge, 6. ferieuge, omsorgsdage eller seniordage. 

Du skal:

1. Bede din bopælskommune om at godkende ferien inden feriens start
2. Give din leder besked om, hvornår du vil holde ferie og med hvilken fraværstype.

Din leder skal:

Indmelde en såkaldt teknisk raskmelding. Sygemeldingen fortsætter efter ferien, og arbejdspladsen mister ikke retten til refusion. Læs vejledningen Ferie under langtidssygemelding på Serviceportalen.

Ferie afholdes og optjenes i hele dage. En hel dag er det antal timer, som du skulle være på arbejde i de dage, hvor du holder ferie. Ved ændring i arbejdstiden ændres optjeningen til ferie derfor også.

Hvis du ændrer arbejdstid, påvirker det lønnen, når du holder ferie. Din løn under ferie vil svare til det ugentlige timetal, som du havde på optjeningstidspunktet.

Hvis dit ugentlige timetal er lavere på afholdelsestidspunktet end på optjeningstidspunktet, vil du få udbetalt mere i løn under ferien og omvendt.

Deltidsansatte medarbejdere, som ønsker at få udbetalt den 5. ferieuge, skal udfylde en erklæring om, at ferien vedrører optjent ferie udover 4 uger, og at medarbejderen i ferieafholdelsesperioden ikke har modtaget offentlige ydelser. Du finder blanketten og indmelder anmodning om at få udbetalt 5. ferieuge i selvbetjeningsløsningen Udbetaling af Ferie på Serviceportalen.

Fratræder du, får du udstedt et feriekort på de optjente feriedage for 1.-5. ferieuge. Dine ikke-afholdte feriefridage i 6. ferieuge bliver udbetalt, når du fratræder.

Hvis du vil afvikle ferie i din opsigelsesperiode, skal du aftale dette med din leder.

Hvis du har afholdt ferie på forskud og ikke har nået at afdrage hele din ferie, inden du fratræder, vil du blive modregnet i din sidste løn.

Månedslønnede modtager særlig feriegodtgørelse på i alt 1,95 procent af den ferieberettigede løn.

Den særlige feriegodtgørelse består af et ferietillæg på 1 procent og et forhøjet ferietillæg på 0,95 procent (højere for nogle overenskomstgrupper).

Ferietillægget på 1 procent udbetales i følgende to rater:

• Den 31. maj (på baggrund af lønnen for perioden fra den 1. september til den 31. maj)
• Den 31. august (på baggrund af lønnen i perioden fra den 1. juni til den 31. august).

Det forhøjede ferietillæg på 0,95 procent udbetales i en rate:

• Den 1. maj (på baggrund af lønnen i det forrige kalenderår).