Indberetning af ferie

Indberetning af ferie

Når du indberetter ferie i den nye ferieordning, skal du være særligt opmærksom på, om du har optjent nok ferie, eller om du har behov for at lave en aftale med din leder om at holde ferie på forskud.

Indberetning af ferie på forskud

Fra den 1. september 2020 er det muligt at holde betalt ferie på forskud. For at holde ferie på forskud, skal du indgå en aftale med din leder.

Aftalen kan indgås på flere måder:

• Medarbejder indberetter selv ferie via Serviceportalen:
  Ved indberetning af ferie skal du angive, hvis der er tale om ferie på forskud. Hvis ja, skal du angive hvor mange ferietimer, du holder på forskud i hvilken ferieperiode og godkende vilkår for afholdelse af ferie på forskud. Når du har sendt sagen afsted, skal din leder godkende ferien og aftalen om ferie på forskud. Når din leder har godkendt, genererer systemet en aftale om ferie på forskud og arkiverer den automatisk i eDoc på din personalesag.
• Leder/stedfortræder indberetter ferie via Serviceportalen:
  Ved indberetning af ferie skal din leder/stedfortræder angive, om der er tale om ferie, hvor der indgår ferie på forskud. Hvis ja skal din leder/stedfortræder sørge for at vedhæfte en aftale om ferie på forskud. Aftalen kan være en mailkorrespondance mellem dig og din leder eller en udfyldt blanket. Mail eller blanket med godkendelse fra dig og din leder/stedfortræder skal vedhæftes, når din leder/stedfortræder indberetter ferien via Serviceportalen. Mailskabelon og blanket findes i Serviceportalen.
• Leder/stedfortræder taster i KAS:
  Hvis din leder/stedfortræder taster via KAS, skal aftalen om ferie på forskud indsendes til personalesagen via selvbetjeningsløsningen "Arkiver dokumenter" i Serviceportalen.

Indberetning af ferie uden løn

Fra den 1. september 2020 er det muligt for dig at indberette ferie uden løn. Du kan kun indberette ferie uden løn, hvis du ikke har været ansat hele ferieåret hos Københavns Kommune, og derfor ikke har nået at optjene ret til 5 ugers ferie med løn i løbet af ferieåret eller, hvis du ikke når at optjene ret til 6. ferieuge med løn. Du skal bruge løsningen i det tilfælde, hvor du har ferie til gode fra tidligere arbejdsgiver, a-kasse eller lignende, som du ønsker at holde før eventuelt optjent ferie hos Københavns Kommune eller ferie på forskud. Når du har udfyldt løsningen, skal din leder godkende ferien i Serviceportalen.

Hvornår er der tale om ferie på forskud?

• Det er en betingelse, at den ferie, som du holder på forskud, kan optjenes inden for samme ferieår. I juni kan du f.eks. maksimalt holde 6,24 dages betalt ferie på forskud, da der kun er 3 måneder tilbage af ferieåret, og du optjener 2,08 feriedage per måned.
• Hvis du holder betalt ferie på forskud, vil den ferie, som du efterfølgende optjener, blive modregnet den ferie, som er holdt på forskud. Du ”afdrager” således løbende på den ferie, som du har afholdt på forskud. Holder du f.eks. en uges efterårsferie i oktober, har du kun optjent 2,08 dage på afholdelsestidspunktet og er derfor nødt til at aftale at holde 2,92 feriedage på forskud (hvilket svarer til 21,14 timer for en fuldtidsansat).

Ferieplanlægger

Er du i tvivl, om du har behov for at aftale ferie på forskud, kan du bruge KL’s ferieplanlægger. Her kan du indtaste ønsket ferie og få et overblik over, om der vil være behov for at aftale ferie på forskud. Det bedste resultat af ferieplanlæggeren får du ved at bruge den ”avancerede visning”  og ved kun at benytte den til planlægning af 1.-5- ferieuge.